Datenschutz  

Datenschutzerklärung 
  TOPIK Hausverwaltung GmbH
Datenschutzerklärung (für Mieter, Pächter und Eigentümer)
nach Art. 13 Abs. 1 DSGVO
Stand: 23.05.2018

Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen
TOPIK Hausverwaltung GmbH,
vertreten durch die Geschäftsführer Diana
Wermelskirchen und Torsten Konavec (jeweils
einzelvertretungsberechtigt),
geschäftsansässig: Poisentalstraße 27, 01705 Freital,
Telefon: 0351 6526332, Telefax: 0351 6526333,
E-Mail: info@topik-immobilien.de.

Ein Datenschutzbeauftragter ist aufgrund der Anzahl der Personen, welche mit der automatisierten als auch manuellen Verarbeitung, Nutzung oder Erhebung personenbezogener Daten beauftragt sind, unterhalb der Voraussetzungen liegen, die zur Bestellung eines Datenschutzbeauftragten gegeben sind.

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zur Erfüllung vertraglicher Pflichten gemäß Art. 6 Abs. 1b DSGVO oder im Rahmen der Interessenabwägung nach
Art. 6 Abs. 1lit f DSGVO. Die Verarbeitung der Daten erfolgt zur Durchführung und Abwicklung von Vertragsverhältnissen (insbesondere zur Mieterverwaltung, Wohnungs- und Gewerbeverwaltung,
Verwaltung und Beauftragung von Bau- und Reparaturmaßnahmen). Ihre Daten werden auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1S. 1 lit. b DSGVO und soweit es aufgrund gesetzlicher Bestimmungen (z.B. § 257 HGB oder § 147 AO) erforderlich ist, verarbeitet.
Wenn Sie uns einen Schaden an unseren Immobilien melden, erfolgt die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zur Durchführung der Reparatur im Rahmen Ihres Mietverhältnisses und/oder zur Instandhaltung und Modernisierung unserer Immobilienobjekte. Die Verarbeitung erfolgt auf der Grundlage von Art. 6 Abs. 1S. 1lit. b, c und f DSGVO.
Sofern die Reparatur nicht durch uns durchgeführt werden kann, übermitteln wir Ihre Schadensmeldung an von uns beauftragte Dienstleister (z.B. Handwerker). Die
Übermittlung erfolgt zur Durchführung der Reparatur auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1S. 1lit. b und lit. f DSGVO.
Soweit erforderlich, verarbeiten wir personenbezogene Daten darüber hinaus zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder von Dritten. Dazu gehören z.B. der Datenaustausch mit Auskunfteien (wie z.B. Schufa, Creditreform, Bürgel) zur Ermittlung der Bonität bzw. des Ausfallrisikos und der Datenaustausch mit Rechtsanwälten und Gerichten zur Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten. Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte, vorher genannte Zwecke erteilt haben, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis der Einwilligung gern. Art. 6 Abs. 1lit. a DSGVO gegeben.

Zum Teil sind wir auch von Gesetzes wegen zur Datenerhebung, -speicherung, -verarbeitung oder - nutzung verpflichtet:
So müssen wir z.B. bestimmte Geschäftsunterlagen wie z.B. den Mietvertrag, der Ihre personenbezogenen Daten enthält, mindestens 10 Jahre lang aufbewahren - selbst
wenn Sie aus unserer Wohnung ausgezogen sind - und der Meldebehörde auf Anfrage mitteilen, welche Personen in Ihrem Haushalt wohnen. Die Rechtmäßigkeit
dieser Datenverarbeitung beruht in diesen Fällen auf Art.
6 Abs. 1lit. c DSGVO.

Empfänger und Kategorien der Empfänger der personenbezogenen Daten
Innerhalb unseres Unternehmens erhalten diejenigen Stellen Ihre Daten, die diese zur Erfüllung gegenseitiger vertraglicher Verpflichtungen benötigen .Auch von uns
beauftragte Auftragsverarbeiter können zu diesem Zweck Ihre Daten erhalten. Im Hinblick auf weitere Empfänger Ihrer Daten außerhalb unseres Unternehmens kommt in
Betracht, dass wir Ihre Daten weitergeben, wenn gesetzliche Bestimmungen dies gebieten, die Weitergabe zur Erfüllung vertraglicher Pflichten erforderlich ist, Sie in
die Datenweitergabe eingewilligt haben oder die Datenweitergabe zur Wahrung unserer berechtigten Interessen (Art. 6 Abs. 1lit. a, b, c oder f DSGVO) erforderlich ist.
In diesem Rahmen kommt die Weitergabe Ihrer Daten insbesondere an folgende Empfänger bzw. Kategorien von Empfängern in Betracht: Mieter und Mietinteressenten
(z.B. zur Besichtigung der Wohnung, bevor Sie aus unserer Wohnung ausziehen); Wohnungseigentümer und WEG-Verwalter (z.B. im Rahmen von
Mietverwaltungsleistungen unseres Unternehmens), Käufer und Kaufinteressenten von Immobilien (z.B. zur Vereinbarung eines Besichtigungstermins), Handwerker (z.B. zur Durchführung einer Reparatur in Ihrer Wohnung); Lieferanten und Dienstleister unserer Gesellschaft, wie z.B. Steuerberater und Wirtschaftsprüfer (die z.B. Einsicht in unsere Buchhaltung nehmen dürfen) oder z.B. Pfändungsgläubiger, die ihre Ansprüche aus dem
Mietverhältnis pfänden, Rechtsanwälte (die wir z.B. im Falle eines Rechtsstreits mit unserer Vertretung beauftragen) oder ITDienstleister, die unsere Hard- und Software warten oder unsere Daten in unserem Auftrag verarbeiten und speichern (z.B. mobilplus Systemhaus GmbH, DOMUS Software AG, COMfuture GmbH etc.).
Soweit erforderlich, verarbeiten wir personenbezogene Daten darüber hinaus zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder von Dritten und geben zu diesem
Zweck Daten an Dritte weiter. Dazu gehört z.B. der Datenaustausch mit Rechtsanwälten zur Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten.

Regelmäßig findet auch ein Datenaustausch mit Ableseunternehmen (wie z.B. arensis GmbH, Brunata Wärmemesser GmbH & Co. KG, Dometa GmbH etc.) statt, damit diese die Zählerstände der Verbrauchszähler ablesen und ggf. abrechnen. Ein Datenaustausch kann auch z.B. mit Versorgungsunternehmen, mit Laboren zur Untersuchung des Wassers auf Legionellen, Banken und Sparkassen {z.B. zur Durchführung des
Lastschriftverfahrens oder der Kautionslegung} mit Organen unseres Unternehmens (z.B. Aufsichtsrat, Gesellschafter, denen wir umfassend Einsicht in unsere
Geschäftsunterlagen gewähren müssen} stattfinden.

Zur Übermittlung Ihrer personenbezogener Daten sind wir gelegentlich auch aufgrund eigener rechtlicher Verpflichtungen veranlasst. So müssen wir z.B. der Meldebehörde auf Anfrage Auskunft über die in der Wohnung lebenden Personen erteilen. Auch gegenüber anderen staatlichen Stellen, wie z.B. dem Finanzamt, dem Jobcenter oder Ermittlungsbehörden sind wir ggf. verpflichtet, Ihre personenbezogenen Daten mitzuteilen.

Zwecke und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung Die Verarbeitung der Daten beruht auf Art. 6 Absatz 1lit. a bis c und f DSGVO, also auf der Grundlage einer Einwilligung, dem Abschluss und der Erfüllung eines Vertrages oder der Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung oder ggf. zur Wahrung berechtigter Interessen unserer Gesellschaft oder Dritten.

Geplante Übermittlungen in Drittstaaten
Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Drittstaaten ist nicht geplant.

Regelfristen für die Löschung der Daten
Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten solange und soweit, wie es für die Zwecke, für die sie verarbeitet werden, erforderlich ist. Ihre personenbezogenen Daten
speichern wir zunächst für die Dauer unserer Geschäftsbeziehung, was auch die Abwicklung unseres Vertragsverhältnisses nach Kündigung des Vertrages umfasst. Sofern Ihre personenbezogenen Daten für die Geltendmachung und Abwicklung oder die Abwehr von zivilrechtlichen Ansprüchen erforderlich sind, werden sie entsprechend der allgemeinen Verjährungsfristen für 3 Jahre ab Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und Sie Kenntnis von den Anspruch begründenden Umständen erlangt haben oder ohne grobe Fahrlässigkeit erlangen hätten müssen (§§ 195, 199 BGB}, gespeichert. In bestimmten Fällen beträgt die gesetzliche Verjährungsfrist, z.B. bei titulierten Forderungen, 30 Jahre, so dass Ihre Daten in diesen Fällen bis zum Ablauf dieser Frist gespeichert werden.

Für eine etwaige Aufbewahrungspflicht in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten gelten unterschiedliche steuer und handelsrechtliche Aufbewahrungsfristen. Daten mit
steuerrechtlicher Relevanz werden nach §§ 257 HGB; 147 AO in der Regel 10 Jahre, andere Daten in der Regel 6 Jahre (jeweils ab Schluss des Kalenderjahres, in dem die
Aufzeichnung vorgenommen worden ist oder die Unterlagen entstanden sind} aufbewahrt.
Soweit eine gesetzliche Aufbewahrungsvorschrift nicht besteht, werden die Daten gelöscht bzw. vernichtet, z.B. wenn sie weder für die Erfüllung des Vertrages benötigt
werden, noch zur Wahrung unseres berechtigten Interesses unseres Unternehmens erforderlich sind.

Freiwilligkeit und Bereitstellungspflicht personenbezogener Daten
Im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung müssen diejenigen personenbezogenen Daten bereitgestellt werden, die für die Durchführung unserer Geschäftsbeziehung und die Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten sind wir nicht in der Lage, ein Vertragsverhältnis durchzuführen.

Rechte der Betroffenen
Sie haben das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO, das Recht zur Berichtigung unrichtiger Daten nach Art. 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO,
das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO, das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO, das Recht auf Widerspruch nach Art. 21
DSGVO sowie das Beschwerderecht bei der unten genannten Datenschutzaufsichtsbehörde.

Sie können Ihre etwaig erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft ohne Angaben von Gründen widerrufen. Der Widerruf ist an die TOPIK Hausverwaltung
GmbH, vertreten durch die Geschäftsführer, Diana Wermelskirchen und Torsten Konavec, Poisentalstraße 27, 01705 Freital, Telefon: 0351 6526332, Telefax: 0351
6526333, E-Mail: info@topik-immobilien.de zu richten. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung wird durch den Widerruf nicht berührt.

In den Fällen, in denen wir die Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten auf unsere berechtigten Interessen nach Art. 6 Abs. 1lit. f DSGVO stützen (z.B. zur Durchsetzung offener Mietzinsforderungen etc.} können Sie gern. Art. 21 Abs. 4 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung personenbezogener Daten einlegen. Sie
haben zudem das Recht, Beschwerden bei der nachfolgenden Aufsichtsbehörde einzureichen: Der Sächsische Datenschutzbeauftragte, Bernhard-von- Lindenau-Platz 1,01067 Dresden.

Unbeschadet der Möglichkeit, Beschwerden an den Sächsischen Datenschutzbeauftragten zu richten, können Sie sich mit Ihrem Anliegen gern an uns, die TOPIK Hausverwaltung GmbH, vertreten durch die Geschäftsführer, Diana Wermelskirchen und Torsten Konavec, Poisentalstraße 27, 01705 Freital, Telefon: 0351
6526332, Telefax: 0351 6526333, E-Mail: info@topikimmobilien. de wenden.